La Corporación Reencuentro con la Vida, «Revivir», es un centro de bienestar a la persona mayor, enfocado a la prestación de servicios integrales que facilita un proceso de envejecimiento digno.

La Corporación Reencuentro con la Vida, «Revivir», propende ser un centro de bienestar para las personas mayores, que permita a los seres humanos envejecientes comprender, aceptar y completar su ciclo de vida.

Proyectamos ser una institución líder en nuestro país, lo cual permita a otros centros tener un modelo de atención dignificante a la población de personas mayores.

Impactar positivamente el proceso de envejecimiento, generando la prestación de servicios especializados en la atención integral a la persona mayor, que garantiza un incremento de la calidad en el proceso de envejecimiento, vejez y enfermedad.

Descripción del elemento
PROTOCOLO DE EGRESO DE PERSONAS MAYORES INSTITUCIONALIZADAS

Corporación Reencuentro con la Vida REVIVIR

1. OBJETO

Establecer los lineamientos, procedimientos y responsabilidades que debe seguir la Corporación Reencuentro con la Vida REVIVIR para garantizar que el egreso de una persona mayor institucionalizada —cualquiera sea su causa— se realice de manera ordenada, documentada, digna y respetuosa de los derechos fundamentales del adulto mayor, en cumplimiento de la normativa colombiana vigente y de los principios institucionales.

2. ALCANCE

El presente protocolo aplica a todas las áreas de la Corporación (Área de Pensión, Área de Media Pensión y Área de Sala General – Labor Social), a la totalidad del personal administrativo y asistencial, a los acudientes responsables y a las personas mayores institucionalizadas, en todos los casos en que se produzca o prevea un egreso, ya sea voluntario, por decisión institucional o por fallecimiento.

3. MARCO NORMATIVO

El presente protocolo se fundamenta en:

1.    Ley 1251 de 2008: por la cual se dictan normas tendientes a procurar la protección, promoción y defensa de los derechos de los adultos mayores.

2.    Ley 1315 de 2009: por medio de la cual se establecen las condiciones mínimas que dignifiquen la estadía de los adultos mayores en los centros de protección, centros de día e instituciones de atención.

3.    Ley 1850 de 2017: por medio de la cual se establecen medidas de protección al adulto mayor en Colombia, se modifican las Leyes 1251 de 2008, 1315 de 2009, 599 de 2000 y 1276 de 2009.

4.    Ley 1276 de 2009: a través de la cual se modifica la Ley 687 del 15 de agosto de 2001 y se establecen nuevos criterios de atención integral del adulto mayor en los centros vida.

5.    Resolución 2546 de 1998 del Ministerio de Salud: normas para la habilitación y funcionamiento de instituciones prestadoras de servicios de salud mental.

6.    Contratos de Servicios y Manuales de Convivencia suscritos entre la Corporación y los acudientes/personas mayores al momento de la institucionalización.

7.    Constitución Política de Colombia: artículos 13, 46, 48 y 49, que garantizan la protección especial al adulto mayor y la dignidad humana.

4. DEFINICIONES

Egreso: salida definitiva de una persona mayor de las instalaciones de la Corporación, cualquiera sea su causa.

Egreso voluntario: aquel solicitado libremente por la persona mayor con plena capacidad de decisión, o por sus acudientes responsables, sin que medie incumplimiento contractual ni causa disciplinaria.

Egreso por decisión institucional: aquel originado en el incumplimiento reiterativo de obligaciones contractuales (principalmente el pago de mensualidades), en el incumplimiento del Manual de Convivencia, o en la incapacidad sobreviniente de la Corporación para prestar el servicio adecuado al estado de salud del residente.

Egreso por fallecimiento: aquel que se produce como consecuencia de la muerte de la persona mayor institucionalizada.

Acudiente responsable: persona natural que suscribió los documentos de institucionalización y asumió las obligaciones contractuales frente a la Corporación en representación del adulto mayor.

Ficha gerontológica: documento institucional que registra el historial de atención integral de la persona mayor durante toda su estadía en la Corporación.

Inventario de pertenencias: relación detallada de los bienes personales del residente que se encuentran en las instalaciones al momento del egreso.

Kardex: documento que registra el esquema de medicamentos, dosis y horarios prescritos para la persona mayor.

5. CAUSAS DE EGRESO

5.1 Egreso voluntario

•       Solicitud expresa y libre de la persona mayor con plena capacidad de decisión.

•       Solicitud de los acudientes responsables, con o sin causa justificada.

•       Traslado a otra institución por decisión familiar.

5.2 Egreso por decisión institucional

•       Incumplimiento en el pago de la mensualidad por dos (2) o más meses consecutivos o alternados, conforme a lo pactado en el Contrato de Servicios.

•       Incumplimiento reiterado del Manual de Convivencia (tres o más actas de incumplimiento, conforme al procedimiento establecido).

•       Cambio en el estado de salud o condición funcional del residente que supere la capacidad de atención de la Corporación, requiriendo cuidados geriátricos especializados o atención personalizada de 24 horas.

•       Conducta del acudiente o familiar que comprometa la convivencia o la seguridad del residente o de la comunidad.

5.3 Egreso por fallecimiento

•       Muerte natural o accidental de la persona mayor durante su estadía en la Corporación.

6. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO DE EGRESO

6.1 Etapa previa: identificación y documentación de la causal

Antes de iniciar el proceso formal de egreso, el área administrativa y la Dirección verificarán y documentarán la causal que lo motiva:

1.    Verificar en el sistema de cartera el estado de la cuenta del residente (cobros emitidos, acuerdos de pago, saldos pendientes).

2.    En caso de incumplimiento del Manual de Convivencia, verificar las actas de incumplimiento previas (mínimo dos actas suscritas).

3.    En caso de cambio en el estado de salud, obtener valoración profesional del equipo gerontológico que sustente la necesidad del traslado.

4.    Registrar en la ficha gerontológica del residente la causal y la fecha de inicio del proceso de egreso.

6.2 Etapa de notificación formal a los acudientes

Una vez verificada y documentada la causal, la Corporación procederá a notificar formalmente a los acudientes responsables:

1.    Canal de notificación: la comunicación se remitirá por escrito (carta física o correo electrónico a la dirección registrada en los documentos de institucionalización), con copia por WhatsApp al número de contacto registrado, dejando constancia del envío.

2.    Contenido mínimo de la notificación: identificación completa del residente; causal del egreso con sustento documental (saldo en mora, número de actas de incumplimiento, concepto profesional según el caso); fecha límite para hacer efectivo el egreso; instrucción sobre la disposición de los medicamentos y el Kardex en portería; e invitación a coordinar la entrega de pertenencias.

3.    Plazos mínimos de notificación: (i) Egreso por incumplimiento económico: mínimo quince (15) días calendario entre la notificación y la fecha límite de egreso. (ii) Egreso por incumplimiento del Manual de Convivencia: treinta (30) días calendario contados desde la tercera acta de incumplimiento. (iii) Egreso por cambio en el estado de salud: treinta (30) días calendario para que la familia gestione la institución receptora. (iv) Egreso voluntario: el plazo será el convenido entre las partes, con un mínimo de ocho (8) días hábiles para la entrega de pertenencias.

4.    Acuse de recibo: la Corporación conservará copia del correo enviado con el archivo adjunto, el pantallazo informa de entrega por WhatsApp, o la firma del acudiente en caso de notificación presencial.

6.3 Etapa de gestión interna previa al egreso

Una vez notificados los acudientes, el equipo institucional adelantará las siguientes acciones:

1.    Valoración de egreso: el profesional gerontológico realizará una valoración del estado físico y cognitivo del residente y la registrará en la ficha gerontológica, describiendo las condiciones de salud al momento del egreso.

2.    Inventario de pertenencias: la funcionaria de Auditoría y Control Interno realizará el inventario detallado de las pertenencias personales del residente (ropa, calzado, artículos de aseo, objetos de valor, medicamentos, elementos personales), con registro fotográfico.

3.    Preparación de medicamentos y Kardex: enfermería alistará los medicamentos y la copia del Kardex actualizado, los cuales quedarán en portería desde el momento de la notificación de cancelación para ser reclamados en cualquier momento.

4.    Actualización de historia clínica: el equipo de salud actualizará la historia clínica y gerontológica con los datos del egreso: fecha, motivo, condiciones de salud, medicación vigente y observaciones relevantes.

5.    Comunicación a la persona mayor: la Dirección o el profesional gerontológico informará a la persona mayor, de forma respetuosa, comprensible y adaptada a su estado cognitivo, sobre el proceso de egreso, garantizando en todo momento su dignidad.

6.4 Etapa de egreso efectivo

El día en que se haga efectivo el egreso, se cumplirán las siguientes actuaciones:

1.    Recepción de la persona receptora: la Corporación recibirá a la persona o familiar designado por los acudientes para asumir la custodia del residente, verificando su identidad.

2.    Entrega formal del residente: se realizará la entrega física del residente a la persona receptora, dejando constancia en el acta de egreso.

3.    Firma del acta de egreso: el acta será suscrita por la persona receptora, el funcionario institucional designado y, de ser posible, por el propio residente. El acta incluirá: fecha y hora del egreso; nombre completo e identificación del residente; nombre, identificación y parentesco o relación de la persona receptora; estado general del residente al momento del egreso; constancia de entrega de medicamentos y kardex; y firma de las partes.

4.    Entrega de pertenencias: se hará entrega formal de las pertenencias inventariadas, con firma del receptor en el acta de inventario. Se adjuntará el registro fotográfico al expediente.

5.    Actualización de la ficha gerontológica: se registrará la fecha exacta del egreso, el motivo, el nombre de la persona receptora y las condiciones en que se entregó al residente.

6.5 Etapa de cierre del expediente

•       Archivar en el expediente del residente: notificación de egreso, acta de egreso firmada, acta de inventario con fotos, última valoración gerontológica, copia del Kardex entregado, y toda la comunicación con acudientes.

•       Reportar el egreso al sistema interno de gestión de usuarios.

•       Conservar el expediente por un mínimo de cinco (5) años, conforme a las normas de gestión documental aplicables.

7. ACTIVACIÓN DE REDES DE APOYO INSTITUCIONAL

Cuando la Corporación tenga fundamento para considerar que el egreso de la persona mayor puede derivar en una situación de abandono, desprotección o vulneración de sus derechos fundamentales, deberá activar las siguientes rutas de protección, de conformidad con la Ley 1850 de 2017:

7.1 Reporte a la Comisaría de Familia

Cuando existan indicios razonables de abandono por parte de los acudientes o familiares, o cuando la persona mayor carezca de red de apoyo efectiva que asuma su cuidado al momento del egreso.

7.2 Reporte a la Personería Municipal

Cuando persista la situación de mora y los acudientes no gestionen alternativas de atención, ni respondan a las notificaciones de la Corporación, configurándose indicios de posible abandono de persona mayor.

7.3 Reporte a la Secretaría de Bienestar Social o entidad competente

Cuando la situación de la persona mayor requiera la intervención del Estado para garantizar su protección integral, especialmente en casos de personas mayores sin red familiar activa o en condición de vulnerabilidad extrema.

En todos los casos anteriores, la Corporación dejará constancia escrita del reporte realizado, con indicación de la entidad notificada, la fecha y el medio de comunicación utilizado.

8. PROCEDIMIENTO DE EGRESO POR FALLECIMIENTO

En caso de fallecimiento de un residente, se seguirán los siguientes pasos:

1.    Notificación inmediata a los acudientes registrados.

2.    Contacto con el servicio de emergencia médica para certificación del deceso.

3.    Coordinación con el servicio exequial o funeraria designada por los acudientes.

4.    Elaboración del inventario de pertenencias con registro fotográfico.

5.    Entrega de pertenencias a los acudientes o familiares con acta de recibo.

6.    Cierre y archivo del expediente gerontológico.

9. RESPONSABLES

RESPONSABLE

FUNCIONES EN EL PROCESO DE EGRESO

Representante Legal / Junta Directiva

Autorizar y suscribir las notificaciones formales de egreso por decisión institucional. Supervisar el cumplimiento del presente protocolo.

Dirección / Administración

Coordinar todas las etapas del proceso de egreso. Comunicarse con los acudientes. Verificar el cumplimiento de los plazos. Custodiar el expediente.

Profesional Gerontológico

Realizar la valoración de egreso del residente. Actualizar la ficha gerontológica. Informar al residente sobre el proceso de egreso.

Auditoría y Control Interno

Elaborar el inventario de pertenencias con registro fotográfico. Formalizar y custodiar el acta de egreso e inventario.

Enfermería

Alistar y entregar los medicamentos y el Kardex actualizado. Registrar el egreso en la historia clínica.

Portería / Recepción

Custodiar los medicamentos y Kardex dispuestos en portería. Controlar el ingreso de la persona receptora designada.

10. DOCUMENTOS ASOCIADOS

NOMBRE DEL DOCUMENTO

ÁREA RESPONSABLE

Ficha gerontológica

Gerontología

Acta de egreso

Dirección / Administración

Acta de inventario y entrega de pertenencias

Auditoría y Control Interno

Notificación de egreso por decisión institucional

Dirección / Rep. Legal

Valoración gerontológica de egreso

Gerontología

Kardex de medicamentos (copia de entrega)

Enfermería

Manual de Convivencia vigente

Dirección

Contrato de Servicios vigente

Dirección

___________________________________

JAIME LEÓN VÁSQUEZ PIEDRAHITA

Representante Legal

CORPORACIÓN REENCUENTRO CON LA VIDA – REVIVIR

___________________________________

MARÍA SOL GAVIRIA

Directora

CORPORACIÓN REENCUENTRO CON LA VIDA – REVIVIR

Firma de recibido (este documento deberá ser firmado con número de cédula y huella.

Acudiente 1.                                                                        Acudiente 2.

C.C.                                                                                     C.C.

_____________________________                                 ____________________________

Acudiente 3.                                                                       Persona Mayor Institucionalizada

C.C.                                                                                     C.C.

_____________________________                                  ____________________

Duplicar

POLITICA DE CONVIVENCIA LABORAL

Es política de la CORPORACIÓN REENCUENTRO CON LA VIDA REVIVIR brindar un ambiente de trabajo saludable basado en lineamientos de cordialidad, igualdad, confianza y respeto que ayuden a fortalecer las relaciones intralaborales dentro de la organización a través de la aplicación de diferentes métodos que ayuden a minimizar los errores ocasionados por conductas humanas.

De igual manera, la alta dirección de la empresa de REVIVIR busca a través de esta política y de la conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia generar calidad de vida y conciencia colectiva en las cuales se involucren:

• Condiciones dignas y justas de

• Efectividad en los estilos de dirección.

• Relaciones humanas e integración.

• Canales de comunicación efectivos y

• Trabajo en equipo de acuerdo a las áreas

Estos mecanismos ayudaran a la definición, prevención, corrección y sanción de todos los presuntos casos de acoso laboral que llegasen a presentarse durante la ejecución de relaciones laborales, garantizando así la intimidad, honra, la salud mental y la libertad de las personas en el trabajo.

Comuníquese y cúmplase

Aprobada el 23 de octubre de 2024.

JAIME LEÓN VÁSQUEZ PIEDRAHITA

REPRESENTANTE LEGAL

Política de privacidad de CORPORACIÓN REENCUENTRO CON LA VIDA REVIVIR.

La Corporación Reencuentro con la Vida Revivir, reconoce la importancia de la privacidad y la protección de datos personales de sus empleados, clientes y demás miembros de la comunidad. Por ello, se compromete a proteger la privacidad y los datos personales de sus usuarios, en cumplimiento a la LEY de protección de datos personales de Colombia y demás normativa aplicable.

1. Recopilación de datos personales

La Corporación Reencuentro con la Vida Revivir, recopila todos los datos personales de sus usuarios con el fin de cumplir con su misión administrativa y comercial. Estos datos pueden incluir, entre otros:

–     Información de contacto (nombre, dirección, correo electrónico, número de teléfono)

–     Información financiera (Financiamiento, créditos)

–     Uso de los datos personales

La Corporación Reencuentro con la Vida Revivir, utilizara los datos personales recopilados para los siguientes fines:

• Administración y gestión de la relación con los clientes y empleados.

• Cumplimiento de las obligaciones contractuales, legales, fiscales y regulatorias.

• Comunicación con los empleados, clientes y demás miembros de la comunidad.

• Mejora y ejecución de los servicios comerciales ofrecidos por La Corporación Reencuentro con la Vida Revivir.

• Otros fines previstos por la ley.

• Comunicación de datos personales.

La Corporación Reencuentro con la Vida Revivir, podrá comunicar los datos personales de sus usuarios a terceros en los siguientes casos:

• Cuando sea necesario para cumplir con sus obligaciones legales, regulatorias o contractuales.

• Cuando sea necesario para la gestión de servicios comerciales, como el envío de información de nuestros productos.

• Cuando el usuario haya dado su consentimiento expreso para la comunicación de sus datos personales a terceros.

2. Protección de datos personales.

La Corporación Reencuentro con la Vida Revivir, tomara medidas de seguridad técnicas, organizativas y legales para proteger los datos personales de sus usuarios contra el acceso no autorizado, la perdida, la alteración o la destrucción. La Corporación Reencuentro con la Vida Revivir, mantendrá los datos personales de sus usuarios durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los cuales fueron recopilados, a menos que se solicite su eliminación o cancelación.

3. Derecho de los titulares de los datos personales.

Los titulares de los datos personales tienen derecho a:

• Acceder a sus datos personales y obtener información sobre su tratamiento.

• Rectificar o actualizar sus datos personales si son inexactos o incompletos.

• Cancelar o eliminar sus datos personales si consideran que ya no son necesarios para la finalidad o si el tratamiento de los mismos es ilegal.

• Oponerse al tratamiento de sus datos personales si consideran que este afecta sus derechos y libertades fundamentales.

• Solicitar la limitación del tratamiento de sus datos personales en determinadas circunstancias.

• Recibir sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y transmitirlos a otro responsable del tratamiento si así lo solicita y si esto es técnicamente posible.

Para ejercer sus derechos, los titulares de los datos personales deberán presentar una solicitud por escrito a La Corporación Reencuentro con la Vida Revivir, en la que se especifique el derecho que desean ejercer y la información necesaria para identificar al titular de los datos personales. La Corporación Reencuentro con la Vida Revivir, responderá a las solicitudes de los titulares en el plazo establecido por la ley.

4. Consentimiento

La Corporación Reencuentro con la Vida Revivir, recopilara y tratara los datos personales de sus usuarios solo con el consentimiento expreso de los mismos, salvo en los casos en que la ley permita el tratamiento sin el consentimiento del titular. El consentimiento se entenderá como libre, informado, especifico e inequívoco cuando el usuario haya recibido información suficiente sobre el tratamiento de sus datos personales y haya expresado su conformidad de forma clara y expresa.

5. Cambios en la política de privacidad

La Corporación Reencuentro con la Vida Revivir, se reserva el derecho de modificar esta política de privacidad en cualquier momento, sin previo aviso. La versión de la política de privacidad estará disponible en la página web de La Corporación Reencuentro con la Vida Revivir, (o en el medio que establezca la empresa)

Si tiene pregunta o comentarios sobre esta política de privacidad o sobre el tratamiento de los datos personales por parte de La Corporación Reencuentro con la Vida Revivir, puede ponerse en contacto con el responsable de protección de datos de La Corporación Reencuentro con la Vida Revivir, a través de la siguiente dirección de correo electrónico: revivirhogar@hotmail.com

6. Conclusión.

La Corporación Reencuentro con la Vida Revivir, se compromete a proteger la privacidad y los datos personales de sus usuarios, en cumplimiento de la ley de protección de datos personales de Colombia y demás normas aplicables. Esta política de privacidad establece las bases para el tratamiento de los datos personales de los usuarios de La Corporación Reencuentro con la Vida Revivir, y para el ejercicio de sus derechos en relación con sus datos personales.

Atentamente,

JAIME LEON VASQUEZ PIEDRAHITA

REPRESENTANTE LEGAL

CORPORACION REENCUENTRO CON LA VIDA REVIVIR

NIT 890984418-6

1. OBJETIVO

• Establecer un marco de gobierno para que el uso de las TIC’s de la CORPORACIÓN REENCUENTRO CON LA VIDA REVIVIR, que logre satisfacer las necesidades actuales y futuras derivadas de la estrategia del negocio, siguiendo los criterios de innovación, calidad, eficiencia, escalabilidad y de arquitectura empresarial.

2. ALCANCE

• Estas políticas son aplicables a todos los colaboradores, consultores, contratistas, terceras partes, que usen las tecnologías de información y la comunicación de REVIVIR.

3. LÍNEA BASE DE LA POLÍTICA

•  Es responsabilidad de la Gerencia hacer uso de la política de TIC como parte de sus herramientas de gestión y definir los estándares, procedimientos y lineamientos que garanticen su cumplimiento.

•  El cumplimiento de la Política de Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) es obligatorio. Si los colaboradores, consultores, contratistas, terceras partes violan estas políticas, la Organización se reserva el derecho a tomar las medidas correspondientes.

•  Las excepciones a cualquier cumplimiento de Política de Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) deben ser aprobadas por la Gerencia, la cual puede requerir autorización de la junta directiva. Todas las excepciones a la Política deben ser formalmente documentadas, registradas y revisadas.

  Administración de las Políticas.

• Las modificaciones o adiciones de la Política de Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) serán propuestas por la Gerencia de la CORPORACIÓN REENCUENTRO CON LA VIDA REVIVIR, aprobadas por la junta directiva. Estas políticas deben ser revisadas como mínimo una vez al año o cuando sea necesario.

4. DESCRIPCIÓN POLÍTICAS Y ESTANDARES

• Adquisición, implementación y mantenimiento de las TIC.

Política adquisición, implementación y mantenimiento de las TIC.

• La Gerencia es la responsable de la adquisición, implementación y mantenimiento de todos los servicios y configuración de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC), requeridas para los procesos de la Organización, buscando, dentro del marco legal que rija, asegurar la calidad de los servicios entregados y de acuerdo con criterios de innovación, confiabilidad, disponibilidad, seguridad, economía e interoperabilidad, que den soporte a la productividad de los colaboradores en los procesos.

Estándares de la Política de adquisición, implementación y mantenimiento de las TIC.

Requerimientos tecnológicos: Cuando un área requiera implementar un software, plataforma tecnológica o sistemas de información, debe diligenciar el respectivo formato de requerimientos y asignar a una persona responsable para liderar la implementación solicitada.

• Para el manejo y administración de los requerimientos tecnológicos (adquisiciones, implementación y mantenimiento), los dueños de los procesos de la Corporación tienen la responsabilidad de hacer las pruebas necesarias.

• Desarrollo de aplicaciones: Las aplicaciones que desarrollen los colaboradores deben cumplir con los requerimientos de seguridad establecidos por la Organización conforme con la Política de Seguridad de la Información, que se desarrolla más adelante en este documento.

La propiedad intelectual de los desarrollos contratados o realizados por los colaboradores dentro de su trabajo será propiedad de la Corporación, salvo acuerdo escrito expreso que diga lo contrario.

Los colaboradores o terceros que tengan acceso a los sistemas TIC de la Corporación, no podrán copiar ni ceder sin autorización las aplicaciones que son propiedad de REVIVIR, ni las aplicaciones o programas de los que esta tenga licencia de uso.

• Procesos de desarrollo y soporte: El proceso de adquisición y desarrollo de las aplicaciones debe ser estructurado y ordenado, considerando las diferentes etapas del ciclo de vida de las soluciones.

La documentación de cada uno de los sistemas implantados en la empresa debe contener la guía para brindar soporte, la cual incluya copia del contrato con el proveedor que lo brinda, en caso de que aplique esta modalidad, especificando los Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS) establecidos, los interlocutores y los procedimientos para obtener el servicio.

• Seguridad en los archivos del sistema: El acceso a los archivos del sistema y al código fuente debe ser restringido. La actualización del software aplicativo y las librerías solo pueden ser llevadas a cabo por los administradores, considerando que para software de proveedores las actualizaciones y migración a nuevas versiones se deben realizar antes de que termine la vigencia del soporte.

Los procedimientos de control de cambios deben estar documentados y ser ejecutados bajo los controles adecuados para no comprometer la seguridad de los sistemas.

• Controles criptográficos: La implementación de controles criptográficos se realiza con base en una evaluación de riesgos que identifique el nivel de protección necesario, teniendo en cuenta el tipo, la fortaleza y la calidad del algoritmo de cifrado requerido.

INFRAESTRUCTURA INFORMÁTICA.

• Responsabilidades de la operación: Los procedimientos de operación deben considerar la planeación de la operación, el tratamiento y manipulación de la información, las copias de respaldo, el manejo de errores o excepciones durante la ejecución de un trabajo, los contactos de apoyo para el caso de dificultades operacionales o técnicas inesperadas, reinicio de los sistemas y procedimientos de recuperación a utilizar en caso de falla del sistema, gestión de pistas de auditoría y sistemas de registro de información, y el aseguramiento de plataformas.

• Computación en Nube–Cloud Computing: La virtualización de escritorios debe garantizar que todos los datos de usuarios se almacenen de una manera central, y que la información no se almacene a nivel local.

Los proveedores de servicios de virtualización podrán ser utilizados para ambientes de desarrollo y continuidad. Cualquier excepción debe ser autorizada por la Gerencia, con base en un análisis de riesgos.

• Planificación y aceptación: Se deben establecer proyecciones de capacidad futura, para reducir el riesgo de sobrecarga del sistema.

Se hará monitoreo al uso de los servicios de red y de los sistemas, con el objetivo de ajustar y planificar la capacidad, de acuerdo con el desempeño requerido para cumplir con los Acuerdos de Niveles de Servicio y reducir el riesgo de posibles fallas.

• Protección contra códigos maliciosos: Se deben implementar controles de detección, prevención, recuperación y concientización, con el fin de que los usuarios tengan protección frente a códigos maliciosos.

En los equipos de cómputo, de telecomunicaciones y en dispositivos basados en sistemas de cómputo, únicamente se permite la instalación de software con licenciamiento apropiado y acorde con la propiedad intelectual.

• Gestión de seguridad en las redes: Las redes y la infraestructura de apoyo deben ser adecuadamente gestionadas y aseguradas para protegerlas de amenazas y para mantener la seguridad de los sistemas y aplicaciones.

Se deben implantar controles relacionados con la segmentación, gestión, monitoreo y detección de eventos, para asegurar la información que viaja por las redes.

• Manejo de los medios magnéticos: Se deben establecer procedimientos adecuados para proteger los medios magnéticos, para prevenir la revelación, modificación, eliminación o destrucción no autorizada.

Todo medio magnético utilizado que no se requiera debe ser destruido, de manera que no se pueda recuperar la información. En el caso de documentos, estos se deben destruir con las herramientas adecuadas.

Debe existir un inventario de medios magnéticos y deben almacenarse de acuerdo con las prescripciones del fabricante para prevenir la pérdida o deterioro de la información.

Todos los medios deben ser etiquetados de acuerdo con el procedimiento de clasificación y manejo de la información establecido por la compañía.

Los medios se deben de proteger contra el acceso no autorizado, el mal uso o corrupción, durante el transporte fuera de los límites físicos de la empresa. Esto se hace por medio de transportes autorizados con soportes debidamente cifrados cuando sean requeridos.

• Registros de auditoría: Se deben conservar registros de auditoría de las actividades de los usuarios, incluyendo administradores y operadores, de las excepciones o incidentes de información y mantenerlos durante un período acordado para ayudar en investigaciones futuras y en el seguimiento y monitoreo del control de acceso:

En la medida de lo posible se incluirá como mínimo en los registros:

• Identificadores de usuarios.

• Registro de intentos de acceso al sistema exitosos y rechazados.

• Registro de intentos de acceso a los recursos y a los datos exitosos y rechazados.

• Cambios en la configuración del sistema.

• Uso de privilegios.

• Uso de dispositivos y aplicaciones del sistema.

• Archivos a lo que se ha accedido y la clase de acceso.

• Alarmas por el sistema de control de acceso.

• Activación y desactivación de los sistemas de protección, tales como sistemas de antivirus y de detección de intrusión.

• Cambios o intentos de cambios en las posiciones y en los controles de seguridad del sistema.

La frecuencia con que se revisan los resultados de las actividades de seguimiento, dependerá de la información y criticidad de los sistemas.

TELECOMUNICACIONES.

• Uso de las Redes: La Gerencia es la responsable de definir las necesidades que tiene la compañía con respecto a las redes. Es responsable también de la administración de los anchos de banda necesarios para soportar los servicios TIC.

El uso de las redes será monitoreado con el objetivo de ajustar y planificar la capacidad, de acuerdo con el desempeño requerido para cumplir con los Acuerdos de Niveles de Servicio y reducir el riesgo de posibles fallas.

Cualquier solicitud de servicio que no pueda ser soportada por la infraestructura existente debe negociarse con la Gerencia respectiva y seguir los estándares de implementación.

• Telefonía fija: La asignación de extensiones telefónicas y modificación de categorías de acceso telefónico se hará de acuerdo con el perfil configurado en la matriz de atributos.
  El uso de los teléfonos fijos asignados a los colaboradores debe ceñirse al desarrollo de actividades relacionadas con el cargo.

Para control y seguimiento se debe generar un reporte periódico de consumo telefónico y comunicarlo a las Gerencias para su respectivo análisis.

• Radiocomunicación: Los servicios de radiocomunicación son de uso de todas las áreas, tanto operativas, como administrativas.

• Equipos portátiles y dispositivos móviles.

Política para equipos portátiles y dispositivos móviles.

La Gerencia, establece los requisitos y controles para la conexión de equipos portátiles y los dispositivos móviles a la red de la Corporación.

Los colaboradores, consultores, contratistas y terceras partes, podrán hacer uso de los dispositivos móviles, siempre y cuando cumplan con los criterios técnicos, funcionales, de seguridad, regulatorios y económicos establecidos por la Corporación.

Estándares de la Política para equipos portátiles y dispositivos móviles.

• Asignación y uso de teléfonos celulares: La Corporación cuenta con único teléfono corporativo con plan de datos, el cual es asignado a la Auxiliar Administrativa y se usa para atención al cliente.

En el caso de pérdida, hurto, daño o deterioro del equipo, su reposición, reparación o mantenimiento estará a cargo del colaborador. Así mismo, el colaborador debe notificar la pérdida o mal estado en un término no superior a 48 horas.

• Planes de datos: Al plan de datos asignado se le debe dar un uso racional y estrictamente laboral a este. No deben realizarse labores que generen costos adicionales ni descargar software no autorizado en los dispositivos que cuenten con plan de datos pagado por la compañía.

Así mismo, deben acogerse las disposiciones de navegación definidas por la compañía, las cuales prohíben, entre otros, la consulta de páginas violentas, pornográficas o que atenten contra la salud visual de los colaboradores.

El incumplimiento por parte de los colaboradores de lo dispuesto en esta Política, dará lugar a las sanciones previstas en el Código Sustantivo del Trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo, el Contrato de Trabajo Individual y en otras leyes y normas que resulten aplicables.

• Gestión de servicios TIC.

Política para la gestión de servicios TIC.

La Gerencia promueve la adopción de un enfoque basado en procesos integrados, preservando los principios de arquitectura empresarial, de modo que se entreguen servicios oportunos, efectivos, eficientes y funcionales.

Estándares de la Política de gestión de servicios TIC.

• Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS): la Gerencia de dispone de un catálogo que recoge todos los servicios ofrecidos a sus usuarios.

• Mejora Continua: El seguimiento a los Acuerdos de Nivel de Servicio permitirá medir la efectividad y la eficiencia de los servicios de tecnología y comunicaciones. Con los resultados obtenidos se plantean las acciones que permiten mejorar continuamente los servicios.

La mejora continua tiene como fundamento los siguientes principios:

• Mejorar de manera continua los servicios y los procesos.

• Corregir cualquier falta de conformidad en el servicio o con los planes de gestión.

• Asignar eficazmente las funciones, recursos y responsabilidades relacionados con la mejora del servicio.

La Gestión del Servicio debe canalizar, registrar, priorizar y solicitar la debida autorización de las mejoras recibidas. Una vez aprobadas las mejoras, deben quedar registradas en el Sistema de Mejoramiento de la Calidad de la Corporación, para su posterior seguimiento e implantación.

• Gestión financiera: La política financiera se fundamenta en las siguientes directrices:

• Disponer de unos presupuestos que sean equilibrados y adecuados con las necesidades de Revivir.

• Disponer de criterios claros para la elaboración y seguimiento de los presupuestos.

• Contabilizar adecuadamente y de acuerdo con el proceso establecido todos los costos a los servicios asociados de TIC´s.

• Repercutir los gastos generales de acuerdo con los principios generales de la Corporación.

• Los costos asociados al equipamiento, derechos de uso del software, y licencias de uso exclusivo de un área serán sufragados directamente por la respectiva Gerencia.

• Los costos asociados a este equipamiento, amortización de inversiones y licencias de uso compartido por varias áreas, gastos de alquiler, mantenimientos, entre otros serán imputados proporcionalmente a su uso a cada área, según criterios establecidos por la Gerencia.

• Los costos derivados de la utilización de los sistemas de información que dan servicio a todos los usuarios de la empresa, por ser los soportes de procesos corporativos para la gestión de los diferentes recursos: humanos, comunicaciones, materiales, entre otros; así como aquellos que dan servicio al desarrollo de las actividades directivas de la empresa: Planificación, Presupuesto, etc. serán costeados por la Gerencia que ostente la titularidad funcional correspondiente.

• Gestión de problemas: Todos los problemas deben ser registrados, clasificados, actualizados, escalados, resueltos y cerrados. El procedimiento debe considerar la gestión proactiva de los problemas. En los casos en que para resolver el problema haya que ejecutar un cambio, se realizará según lo establecido por el proceso de Gestión de Cambios.

• Gestión de la configuración: El planteamiento de identificación y control de la configuración deberá estar alineado con la estructura del catálogo de servicios vigente, así como con las directrices de control que se establezcan desde gestión de cambios y de acuerdo con lo establecido por el proceso de gestión de la configuración.

El proceso de gestión de la configuración determinará el nivel de detalle y de profundidad en la definición de los componentes del servicio, manteniendo una base de datos de las configuraciones, en función de la criticidad del servicio relacionado y el valor que aporte mantener la información.

• Gestión de continuidad: Se deben identificar los requisitos de continuidad para los servicios en función de las necesidades de la empresa, los Acuerdos de Niveles de Servicio ofrecidos y las evaluaciones de riesgo.

• Manejo y protección de la información.

Política de manejo y protección de la información.

Todos los colaboradores, consultores, contratistas y terceras partes que manejen información de la empresa, están obligados a salvaguardarla en los sitios dispuestos para tal fin, para garantizar la disponibilidad, confidencialidad y respaldo de la misma.

Estándares de la Política de manejo y protección de la información.

• Carpetas compartidas: El uso de carpetas compartidas en los equipos de cómputo de los usuarios es una práctica que, aunque puede ser una herramienta útil de trabajo, tiene implícitos riesgos que pueden afectar los principios de confidencialidad integridad y disponibilidad de la información. Por lo tanto, su uso debe ser controlado y para eso se debe evitar el uso de carpetas compartidas en equipos de escritorio.

El usuario que autoriza el acceso a las carpetas y dispone el recurso compartido, es el responsable por las acciones y los accesos sobre la información contenida en dicha carpeta.

Se debe definir el tipo de acceso y los roles estrictamente necesario sobre la carpeta (Lectura, Escritura, Modificación, Borrado). Además, se debe especificar el límite de tiempo durante el cual estará publicada la información y el recurso compartido en el equipo.

Para la información confidencial o critica para la Corporación, deben utilizarse las carpetas destinadas en el servidor de archivos de usuarios, con el fin de que sea incluida en las copias diarias de respaldo.

El acceso a carpetas compartidas debe delimitarse a los usuarios que realmente necesitan la información y se debe proteger el ingreso con contraseñas.

No se debe compartir carpetas a usuarios que no cuenten con software de antivirus corporativo y actualizado.

• Respaldo de la información: Las copias de seguridad de la información y de software se deben realizar periódicamente, considerando lo siguiente:

• Establecer registros precisos y completos de las copias de seguridad y procedimientos de recuperación documentados.

• La extensión y frecuencia de las copias de seguridad (totales o incrementales) debe supeditarse a los requisitos de negocio, legales y de seguridad, respecto a la criticidad de la información.

• Las copias de seguridad deben almacenarse en un lugar diferente y alejado que no esté sujeto a los mismos riesgos de la ubicación principal.

• Responsabilidad de uso: La Corporación pone al servicio de los colaboradores el uso de los medios necesarios para el normal desarrollo de las labores propias del cargo para lo cual adopta y comunica las políticas de uso aceptable, controles y medidas dirigidas a garantizar la seguridad y continuidad del servicio que presta. Es deber de los colaboradores acogerlas con integridad y dar a los recursos uso racional y eficiente.

Los estándares de seguridad de la información contienen las políticas de uso aceptable para:

• Correo electrónico.

• Navegación en Internet.

• Recursos compartidos.

• Equipos de cómputo.

• Comunicaciones móviles.

  • Responsabilidad en el uso de las TIC.

Política de responsabilidad en el uso de las TIC.

Todos los colaboradores, consultores, contratistas, terceras partes que utilicen los servicios tecnológicos de telecomunicaciones, información y comunicación, están obligados a cumplir con la Política de TIC, planteada por la Corporación.

• Soporte a los usuarios de las TIC.

Política de responsabilidad en el uso de las TIC.

La Administración será el único canal por medio del cual se reportará cualquier incidente o requerimiento asociado a las TIC, con el fin de garantizar el seguimiento y entrega oportuna del servicio solicitado.

Estándares de la Política de soporte a los usuarios de las TIC.

• Gestión de requerimientos: La Gerencia, garantiza la disponibilidad de La Administración como único canal para atender los requerimientos de los usuarios de acuerdo con el catálogo de servicios establecido, para ofrecer una respuesta oportuna y con calidad, con base en los acuerdos de nivel de servicio ofrecidos.

• Gestión de incidentes: la Gerencia de Gestión de Tecnología garantiza la disponibilidad de La Administración como único canal para atender los incidentes de los usuarios, de acuerdo con el catálogo de servicios establecido.

Los analistas encargados del tema deben seguir el procedimiento para realizar las actividades de registro, asignación de prioridad, valoración del impacto, clasificación, actualización, escalado, resolución y cierre formal del incidente reportado.

• Relación con infraestructura de terceros.

Política de relación con infraestructura de terceros.

La infraestructura tecnológica de la Corporación que se expone a terceros, debe ser siempre aprobada por Gerencia.

• Gestión del riesgo TIC.

Política de gestión del riesgo TIC.

La Gerencia, debe identificar, calificar, priorizar y realizar el tratamiento de los riesgos tecnológicos, con base en los objetivos de negocio y de acuerdo con la Política de gestión de riesgos corporativa.

• Incorporación al cumplimiento regulatorio Política de incorporación al cumplimiento regulatorio.

Toda solución de servicios o infraestructura tecnológica debe cumplir con las condiciones contractuales, de legislación y regulación externa e interna, para el debido cumplimiento de los regímenes legales a los cuales está sometida la Corporación.

• Protección del medioambiente Política de protección del medioambiente.

El desarrollo de las TIC debe orientarse bajo las estrategias globales de protección del medioambiente y de la Política del Sistema de mejoramiento de la calidad y gestión medioambiental de la Corporación, para reducir el impacto medio ambiental en la empresa.

• Seguridad de la información.

Política de seguridad de la información.

Todos los colaboradores, consultores, contratistas, terceras partes que acceden activos de información de la Corporación están en la obligación de continuar protegiendo la información por medio del cumplimiento de las políticas de seguridad, durante y aún después de terminar su relación contractual con la empresa, de acuerdo con lo pactado entre las partes.

Para los propósitos de este documento, se definen los siguientes conceptos:

Activo: Cualquier cosa que tenga valor para la Organización.

Amenaza: Causa potencial de un incidente no deseado, que puede ocasionar daño a un sistema o a la Organización.

Arquitectura empresarial: Conjunto de elementos organizacionales (estrategia, estructura, procesos más tecnología, personas) que se relacionan entre sí, garantizando la alineación desde los niveles más altos (estratégicos), medios (tácticos), hasta los más bajos (operativos), con el fin de optimizar la generación de productos y servicios que conforman la propuesta de valor entregada a los clientes.

Confidencialidad: Propiedad que determina que la información no esté disponible ni sea revelada a individuos, entidades o procesos no autorizados.

Continuidad: Capacidad de la Gestión de Servicios de Tecnología para continuar con la entrega de productos o servicios a los niveles predefinidos aceptables después de un evento perjudicial.

Desastre o contingencia: Interrupción de la capacidad de acceso a información y procesamiento de la misma, por medio de equipos de cómputo u otros medios necesarios para la operación normal de un negocio.

Disponibilidad: Propiedad de que la información sea accesible y utilizable por solicitud de una entidad autorizada.

La Corporación:  Se refiere a la CORPORACIÓN REENCUENTRO CON LA VIDA REVIVIR.

Evaluación del Riesgo: Proceso de comparar el riesgo estimado contra criterios de riesgo dados, para determinar la importancia del riesgo.

Integridad: Propiedad de salvaguardar la exactitud y el estado completo de los activos.

Impacto: La consecuencia que al interior de la compañía se produce al materializarse una amenaza.

Operación: Actividades diarias de infraestructura realizadas para soportar y entregar los servicios de tecnología.

Políticas: Toda intención y directriz expresada formalmente por la administración de la Organización.

Procesos: Se define un proceso de negocio como conjunto de actividades que reciben una o más entradas para crear un resultado/producto de valor para el cliente o para la propia compañía/proceso (concepto de Cliente Interno de Calidad). Normalmente, una actividad empresarial cuenta con múltiples procesos que sirven para el desarrollo su objeto de negocio.

Procedimientos: Pasos operacionales que los colaboradores deben realizar para alcanzar ciertos objetivos/resultados.

Riesgo: Combinación de la probabilidad de un evento y sus consecuencias.

Seguridad de la información: Preservación de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Puede involucrar otras propiedades como autenticidad, trazabilidad, no repudio y fiabilidad.

TIC: Se refiere a las Tecnologías de Información y las Comunicaciones

Vulnerabilidad: Debilidad de un activo o grupo de activos, que puede ser aprovechada por una o más amenazas.

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Jaime León Vásquez

Representante Legal

23/10/2024